Przy zarządzaniu projektami grupowymi oprócz doboru odpowiedniej grupy współpracowników najważniejszą role odgrywa czas i sposób komunikacji współpracowników. Płynny i szybki przepływ informacji daje nam możliwość szybkiego naprawiania odkrytych błędów lub udoskonalania gotowych już projektów. Dzięki łatwej i powszechnej dostępności zawsze aktualnych danych największy potencjał mają narzędzia Web 2.0.

Ogólnie o Gmailu

Oszczędzanie czasu i ułatwianie życia przy zarządzaniu projektami zaczynamy od założenia konta na Gmailu. Poniżej krótki opis jak to zrobić, w razie potrzeby dokładna instrukcja krok po kroku na tej stronce.

Gmail jest całkowicie bezpłatną, opartą na wyszukiwaniu pocztą elektroniczną. Posiada mnóstwo wolnego miejsca, które ciągle rośnie, dzięki czemu nie trzeba usuwać żadnych wiadomości. Gmail zawiera między innymi takie usługi jak: notatka, kalendarz, zdjęcia, dokumenty i arkusze. Dostępny jest też czat, który pozwala na łatwe komunikowanie się z innymi użytkownikami tej poczty. Bardzo praktyczną i przydatną funkcją w Gmailu jest wbudowana wyszukiwarka Google (Przeszukaj pocztę, Szukaj w internecie). Jest to bardzo wygodny sposób, gdy trzeba szybko znaleźć potrzebne informacje na dany temat, ponieważ nie trzeba otwierać nowej przeglądarki. Umożliwia ona również szybkie i dokładne wyszukiwanie wiadomości i dokumentów. Pod warunkiem, że archiwizujemy wiadomości zamiast je usuwać, będziemy nadal mogli je przeszukiwać. W Gmailu jest wystarczająco dużo miejsca, aby przez lata nie usuwać żadnej wiadomości. Nigdy nie wiadomo, kiedy znów będzie potrzebna. Do korzystania z tej usługi można zapraszać również inne osoby, co umożliwiają nam dostępne zaproszenia.